結婚式の二次会幹事は新郎新婦と予算の内訳を確認!直前の打合せも!

私が友人の結婚式で二次会の幹事を頼まれたのは、結婚式の3週間ほど前のことでした。

その依頼は私ともう1人の友人と一緒に頼まれたのですが、実質的には私が一人で準備等を進めていきました。

その訳は、一緒に頼まれた友人は仕事が忙しくまた、未婚で結婚式の二次会はただの飲み会と同じように考えていたために、場所を決めるだけで良いのだろうと思っていたからです。

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結婚式の二次会は幹事と新郎新婦との打ち合わせでスムーズに!

まず私が二次会の準備のために行ったのは新郎新婦との打ち合わせです。

自分自身の結婚式の二次会での経験をもとに、結婚式の流れや時間などを聞き込みました。

二次会での催し物や、乾杯の発声などが式の友人代表の人と被ったりしないためです

私は最初に二次会の会場探しや今後の動きを考えようという話し合いをしたときに、もう一人の幹事には、「仕事が忙しいだろうから、手伝って欲しいときに相談するね」という風に話をつけました。

その友人とはお店を決めるときの試食や下見、ビンゴゲームでの景品の買い出しを一緒に行いました。

と言っても、お店の目星はあらかじめ調べて選択肢を絞っていました。

それに景品についても買うものはリストにして、買いに行くお店も決めていました。

正直にいうと、私ひとりでもできたことでしたが、少しでも幹事としての仕事を一緒にしているという既成事実のための作業でもありました。

結婚式の二次会の開始時間は調節が必要

また二次会の開始時間というのはとても重要です。

結婚式の終了予定時刻から30分後くらいに設定する人が多いのですが、結婚式は早まることはなくても遅れることは往々にしてあります。

ですので、婚式(披露宴)の終了予定時刻(新郎新婦によるゲストの見送りも含めて)から1時間後を受け付け開始時間に設定しました。

ちなみに二次会の会場は、式場から歩いて10分ほどのところです。

披露宴が終わってから、すぐに移動するという人は少ないのです。

みんなそれぞれにお喋りをしたり、コンビニに行ったり、中には牛丼屋に行く人たちまでいました。もしも二次会の会場が式場からまだ遠い場合には、二次会の開始時間をもっと遅らせたと思います。

結婚式の二次会の予算は内訳を見せて確認!



そして予算やゲストの人数の予想などに関しては、新郎新婦と相談しました。

新郎新婦の希望としては、「予算は抑えたい」ということ「とビンゴゲームをしたい」とのことでした。

やはり結婚式は二次会まではセットのように考えられますが、その後もグループごとに分かれながら三次会、四次会というように続いていくことがほとんどです。

そうなってくると、ご祝儀を出したゲストの懐具合も気にしているようでした。

私は二次会の経費を抑えるために、お店と交渉をしてお料理を20人分と最初に決めました。

新郎新婦との打ち合わせでは、30人ほどが二次会に来るだろうとのことでしたが結婚式でもコース料理を食べて来るからです。

お料理の内容的にも、ピザやケーキのような一人1つと回らないようなものはビュッフェのように配置するようにお願いをしました。

そして各テーブルごとには、ポテトや枝豆、スナック系の取り分けられる物を置くようにしました。

また、経費削減のために飲み物の種類を減らしました。

ビンゴゲームに関しては、新郎新婦もゲストも30代以上なので安いお菓子の詰め合わせや、ちゃっちい雑貨のようなものは選びませんでした。

そういったもので盛り上がれるのは20代までだと考えたからです。

それにいらないものをもらうと、二次会が終わった後に置いて帰ったり捨てて行ったりする人がいるからです。

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ですので景品は1番良い商品としては、旅行券や高級和牛のギフトチケットにしました。

そのほかには、ステーキ屋さんの商品券やコンビニで使えるQUOカードのような物を多く取り入れました。これらは二次会が終わった後も持ち帰りやすいですし、“お金と同じ価値ですが商品券という形であれば金銭を受け取るよりも体裁が良い”ということが喜ばれるからです。

そして私は新郎新婦に二次会の準備が終わったときに、とりあえず報告をしました。

何も知らずに二次会をむかえて、「料理が少ないんじゃないか?」や「飲み物の種類が少ないのではないか?」という印象を持たれると残念だからです。

それに新郎新婦からの要望を叶えるために、そういった交渉をお店としたということを知ってもらった上で予算を少し上げて内容をもとに戻すかどうかを確認することも目的でした。

結果的には変更なしでした。

結婚式の二次会 サプライズはケーキ入刀を!

新郎新婦へのサプライズにはケーキ入刀を準備しました。

普通のサイズのケーキですが、その上に2人の写真をプリントしたクッキーが乗っているものを選びました。

サプライズでケーキを選んだのは、結婚式でケーキ入刀がなかったからです。

とても喜んでくれました。

結婚式の二次会は幹事なので会費免除してね!とお願い


私は2人との最後の打ち合わせのときに、お礼の代わりに二次会の会費を払わなくても良いという了承を得ました。

改まってお礼をもらうとなると、気が引けますし私自身のときもかなり気を使ったことを覚えていたからです。

ですので自分から、「二次会の会費を自分の分はちょろまかしていい?笑」と冗談ぽくお願いしました。

結婚式の二次会は直前で確認と説明でトラブル回避!


さて当日には結婚式の終了くらいの時間に二次会のお店の担当者と連絡を取り合います。

もしも披露宴が予定より遅くなったり早まったりした場合にも、担当者と連絡を取る必要があります。

そして披露宴が終わるとすぐに二次会の会場に移動し、5分くらいでお店の担当者と最終の打ち合わせをします。このときの打ち合わせは、二次会の流れの確認とサプライズのケーキを持ってくるときのタイミングなどに関してです。

それからお料理やテーブルの配置を確認したり、コートや荷物置き場などの確認です。

そして次第に人が集まってくると、入り口で会費を回収します。

そして、二次会が時間通りにスタートしてすぐに新郎新婦が到着した際には拍手で迎えようと一言呼びかけて乾杯し飲み始めます。

このときに重要なことは、注意事項をきちんと説明しておくことです。

例えば、メニューにない飲み物をオーダーしないということです。

こういった人は実は少なくありません。

私の兄の結婚式や二次会では、コースのメニューにない飲み物をオーダーするゲストが多くいたために、追加の請求が来たということがあったからです。

それにお店側としても、本来提供できる種類のお酒をオーダーされて断るということはなかなか大変だからです。

ですので前もって、幹事から説明をしておくことが必要なのです。

新郎新婦が到着すると、改めて乾杯をします。

そして乾杯してすぐにケーキ入刀を行いました。

二次会の中盤からは、お酒も進み酔っ払ってくる人もかなり多いのではっきり言って新郎新婦に注目が集まらなくなるからです。

ビンゴゲームは中盤以降に行いました。中には、ビンゴゲーム自体に興味を持たない人(男性に多い)もいて競争率も下がり、欲しい人に景品が回りやすくなります。

この二次会は私の中では大成功でした。

といってもこれまでに3度友人の結婚式の二次会の幹事をして、自分も新婦として二次会をしてもらった経験があっての今回でした。

もしも誰かに幹事をお願いするのであれば、当事者としての経験のある既婚者にお願いするのがベストだと思います。

欲を言えば、主婦などの仕事をしていない女性が適任です。

二次会に関するお悩み解決記事のまとめ


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